FFHS: Referat 4. maj 2025
Deltagere: Rune, Martin, Dennis, Ani, Flemming, Noah, Mie, Anja, Annette, Jan (delvis)
Fordeling af poster
- Formand – Flemming
- Næstformand & sekretær – Mie
- Kasserer – Martin
Udvalg
- Armbånd: Rune, Martin, Anette, Dennis, Anja
- Saunagus: Dennis, Noah, Flemming
- Events/Aktiviteter: Annette, Rune, Noah
- Kommunikation (Facebook, kommune, medlemmer): Mie
- IT (Klubmodul): Rune, Anja
Intern kommunikationsform og dokumentdeling
- Intern kommunikation primært via mail
- 2-faktor til adgangskoder oprettes
- Dokumenter gemmes centralt
Bestyrelsens mødedatoer frem til sæsonstart (ændringer kan forekomme)
- 19. maj kl. 18.30
- 19. juni kl. 18.30
- 12. august kl. 18.30
- 28. august kl. 18.30
Saunaens åbningstider i forsommeren
Vi har ekstraordinære åbningstider i maj og juni 2025.
Vedr. tider dedikeret til gus med betaling:
Status og tilpasning: Der har været god tilslutning til gustiderne torsdag og søndag, men sværere at fylde
mandagen op. For at sikre belægning i de ekstraordinære åbningstider, som vi betaler for, aflyses
mandagstiderne fremover.
Vi har kigget på økonomien for de ekstraordinære tider og må justere prisen for at sikre økonomien for dette
tilbud. Justeret pris: 75 kr. for medlemmer og 100 kr. for ikke-medlemmer.
Øvrigt:
- Ani holder øje med møder og referater fra kommunen ift. nyt om foreningens rammer
- Input til agenda for næste møde sendes til Flemming
FFHS: Referat 19. maj 2025
Deltagere: Rune, Martin, Dennis, Ani, Flemming, Noah, Mie, Anja, Annette
Indkaldelse er godkendt
Seneste referat er godkendt
Økonomi
Afventer adgang til netbank. Rune kontakter.
Martin og Flemming mødes og gennemgår budget. Præsenterer en status på næste møde.
Forslag: Flemming, Martin og Jan tager møde fysisk i banken
Rune er tofaktor.
Vi skal tage højde for potentielt frafald i antallet af medlemmer ved opstart af ny sæson.
Dokument til banken er underskrevet på dette møde.
Kommunikation
Hvis forespørgsler, input eller konstruktiv kritik, henvis til mail.
Vi opretter separat mailadresse: risros@ffhs.dk. Rune opretter.
Kommunikationen fordeles ud ifølge vores udvalg.
Klubmodul
Afventer indkøring af Martin i økonomien.
Rune sender vedtægter og regnskab.
Den tekniske del af betaling er det nuværende udestående.
Armbånd
Overblik over armbånd er digitaliseret. Udvalget arbejder på en proces for udlevering af armbånd for den nye
sæson. Bestyrelsen melder ud om processen for dette, når vi er tættere på sæsonstart.
Inden den nye sæson:
- Retningslinjer for betaling af kontingent. Fx hvis manglende betaling eller afhentning af armbånd.
- Retningslinjer for mistede armbånd.
Gus i forsommeren
God tilslutning. Største udfordring er at finde gusmestre.
8 gusmestre har hjulpet i perioden indtil videre. De fleste gusmestre har sagt nej tak til betaling for deres
arbejde. Gusudvalget kigger ind i muligheden for at tilbyde en anden gestus til de gusmestre, der har været
aktive som gusmestre her i forsommeren for at anerkende indsatsen.
Kommunen
Vi afventer fortsat status fra kommunen ift. foreningens fremtid.
Flemming udregner belægningsgrad.
Facebook
Der er udarbejdet udkast til retningslinjer. V2 af dette gennemgås på fremtidigt bestyrelsesmøde.
Eventuelt
- Dokumentdeling – Mappestruktur oprettes
- Gæstegusmestre
- Børneattest, hvis børnegus fremadrettet
Fremtidigt møde:
- Definere bestyrelsens ambitioner
FFHS Bestyrelsesmøde 17.06.25
Indkaldelse godkendt.
Status på klubmodul: Vi afventer banken
Spørgsmål til kommunens beslutning om prisændring
Liste med spørgsmål udformet og sendes samlet til kommunen for at afklare de økonomiske aspekter af den nye
afregningsmodel for foreninger, inkl. ønske om gennemgang af deres beregningsoverslag.
I forhold til tidsfordeling på FFHS have 20 timer i primetime – resten af tiden (29 timer) skal fordeles uden for
primetime. Vi skal vurdere, om vi er interesserede i 49 timer ift. prispunktet for medlemskab i foreningen. Vi
ønsker 16.00-21.30-tider + 15-17-tider, da vi har erfaret, at eftermiddag og aftentider er mest attraktive. Det kan
være en udfordring med kommunens eftermiddagstider.
Vi indgår i dialog med Frederikssund Vinterbadere.
Status fra kommunikation
Efter møde med kommunen lægger vi kommunikationsplan.
Der laves opslag til orientering på foreningens Facebook-gruppe.
Når vores digitale system kører, bruges dette til at melde ud.
Status fra gusudvalget
Gusudvalget kigger på, hvordan vi kan administrere gus samt laver oplæg for gus for sæsonen.
Der laves separat opslag om gus i Facebook-gruppen.
FFHS: Referat 24. juni 2025
Indkaldelse er godkendt
Status fra kommunen
Møde med kommunen 25/6.
Vi afholder separat møde om overførsel af medlemmer til klubmodul.
Vi skal lave eksempler på et par modeller for, hvordan foreningen kan struktureres fremadrettet. Hvordan ser
økonomien ud for de forskellige modeller. OBS Hvis kontingent hæves skal vi afholde ekstraordinær
generalforsamling. Afventer kommunen.
Status fra udvalg
Økonomi: Ani forfølger banken. Klubmodul fortsat afhængig af banken.
Ekstraordinær generalforsamling
Tidspunkt: i uge 34 (tirs., ons. eller tors.)
Forslag til dato: 19/8 2025 kl. 18.30
Lokale: Flemming/Martin undersøger booking
Oplæg til agenda:
- Foreningens fremtid (Åbningstider 25/26)
- Fastsættelse af kontingent (herunder prismodeller)
- Andet
FFHS Mødereferat 25.08.25
Indkaldelse og referat af sidste møde godkendt.
Økonomi
Vi har fået adgang til banken
Vi undersøger muligheden for at oprette et MobilePay-nummer til foreningen, hvis der bliver brug
for betaling ved arrangementer fremadrettet. Vi afventer konkret pris.
Adgangsarmbånd = Armbånd bliver en del af oprettelsesgebyr som engangsbetaling.
Det er armbåndet, man betaler for. Udelukkende for nye medlemmer.
Kontingent
Udregninger testet på 600 medlemmer + ved tændt sauna i 9 måneder.
Nyt fra kommunen
Vi afventer afgørelse på foreningstider
Venteliste
Er ajourført
Klubmodul
Vi skal indtænke en testperiode og tage højde for due diligence-vurdering.
Vi er i gang med opsætning i Nets. Ventetid pt 3-4 uger.
Brugerrejsen skal finjusteres. Bliver gjort inden for de kommende 14 dage.
Vi får fjernet vores private telefonnumre og mailadresser. Skriv til info@ffhs.dk
Rune ønsker bestyrelsens input til optimeringer på websitet.
Armbånd
Vi har en pulje armbånd, der ikke er afhentet.
Når medlemmer registreres i klubmodulet, vil de få et andet medlemsnummer end nu. Vi afventer
tidsplan for klubmodulet – derefter kan vi udlevere. Rune kan hjælpe med sortering i Excel mv., så
vi kan krydstjekke de gamle medlemsnumre og de nye medlemsnumre.
Vi skal optimere processen omkring uddeling, når vi har styr på klubmodulet.
Ekstraordinær generalforsamling
Afholdes torsdag 11/9 kl. 18.30-19.30
Martin booker.
Gus
Gusgruppen mødes og vender muligheden for at køre saunagus her i perioden frem til officiel
sæsonstart 1/10.
Vi undersøger muligheden for at afholde kursus for gusmestre.
Vi laver en officiel liste over gusmestre med en fast aftale.
Vi skal have adgang til guskassen under trappen.
Eventuelt
Oprydning i opslag ok – Martin
FAQ udvikles – vendes til oktober
Retningslinjer klar til Facebook
Vi optimerer antallet af ffhs-mailadresser – behold info og nytmedlem
Spørg Tanja: Har vi mulighed for at sætte en plakat eller lignede op i omklædningen?
Flemming: Undersøger oprettelse af børneattest på vegne af bestyrelsen
Kommende bestyrelsesmøder:
- 23/9 kl. 18:00
- 1/10: ”Mød bestyrelsen” – i saunaen om eftermiddagen ved sæsonstart
- 9/10 kl. 18.30
FFHS: Referat Bestyrelsesmøde 09.10.25
Referat fra sidste møde godkendt
Agenda godkendt
Gusudvalget
Vi eksperimenterer med nuværende setup for gus i oktober. Vi evaluerer på næste
bestyrelsesmøde.
Familie/gæstetider
Vi undersøger med kommunen, om det er muligt at have betalende gæster med, samt afklaring på
børneattest.
Kommunen
Vi sender mail til kommunen med spørgsmål.
Support/Q&A
Udvikles.
Tider for armbåndsuddeling
Fredag 10/10 kl. 12.00-13.00 (AT)
Søndag 12/10 kl. 8.30-10.00 (MF)
Mandag 13/10 kl. 16.30-17.30 (AT)
Tirsdag 21/10 kl. 17.00-19.00 (NG)
Advarsler/Karantæne
Vi har retningslinjer i vores vedtægter. Vi tydeliggør disse på websitet. Mulighed for gult kort og
ekskludering, hvis det ses nødvendigt.
Nye mødedatoer
Tirsdag 28/10 kl. 18.00
Tirsdag 25/10 kl. 18.00
Efter næste bestyrelsesmøde: Information til kommunen om, hvilke armbånd der skal lukkes
FFHS Bestyrelsesmøde 12.11.25
Indkaldelse er godkendt.
Referat fra sidste møde er godkendt.
Kommunikation & vinterinitiativer
Gennemgang af oplæg til kommunikation. Oplæg godkendt og færdiggøres i arbejdsgruppen.
Budget godkendt.
Mail skrives til medlemmer med en status samt om de seneste ændringer.
Gus
Oplæg fra gusudvalget.
Vi afprøver ”luksusgus” sidste lørdag i måneden. Pris: 100 kr. Meldes ud på Facebook i dag og nyhedsmail
hurtigst muligt.
1/12 er der møde med gusmestre for fælles evaluering.
Website
Nyhedsmails bliver gemt som nyheder på websitet
Definition af walkin-gus tilføjes til FAQ